Når man har skrevet sine forskellige udkast og sat dem sammen til en tekst, skal man til at forholde sig til kvaliteten i teksten. Man skal vurdere, om teksten når sit mål, og om man kan gøre den bedre – hvilket man altid kan. Målet for denne fase er, at vi skal gøre teksten bedre: Den kan som regel blive klarere i sit fokus, mere præcis i sit ordvalg eller mere overbevisende i sin argumentation.
Man kan nærme sig denne del af processen på flere måder. Den enkleste, hurtigste og bedste måde at få lokaliseret tekstens svage steder på er som regel at få en anden person til at læse den igennem. En opmærksom læser vil hurtigt kunne sætte fingeren på de steder i teksten, der giver anledning til tvivl eller usikkerhed.
Hvis man ikke kan få en udenforstående som læser og sparringspartner, er man nødt til at forsøge selv at påtage sig rollen som den udenforstående læser. Dette er dog langt sværere. Et godt resultat af denne proces forudsætter, at man har lagt teksten til side i en eller helst flere dage, før man begynder at læse den igennem. Selve læsningen skal være omhyggelig, dvs. man skal passe på ikke at skimme teksten, fordi man ved, hvad der står i den, og hvordan argumentationen er bygget op. Man kan med fordel læse teksten højt for sig selv. Det gør det lettere at fange kluntede sproglige formuleringer o.l.
Man bør som hovedregel dele revisionsprocessen op i faser, hvor man fokuserer på forskellige aspekter af teksten. Hvis man forsøger at arbejde med alle aspekter og niveauer på en gang, vil man uvægerlig komme til at overse noget. Det er meget lettere at arbejde målbevidst med et enkelt aspekt end at forsøge hele tiden at skifte synsvinkel på teksten. Den mest effektive måde at gribe revisionsprocessen an på opnår man, hvis man starter helt overordnet og derfra arbejder sig ned gennem hierarkiet i teksten. Som udgangspunkt bør man først se på tekstens fokus, dernæst på den detaljerede præsentation og argumentation og til sidst på sproget.
Som det blev beskrevet i forbindelse med kapitlet om disposition og kerneformulering, er en god tekst kendetegnet ved, at alle dens enkelte elementer bidrager til et og samme mål, til at formidle eller præsentere et og samme centrale indhold: Alle dele bør have en funktion i forhold til helheden – og der bør ikke være irrelevante eller overflødige elementer, der kan føre læseren på vildveje i forhold til det overordnede mål.
Når man skal arbejde med tekstens fokus, tager man udgangspunkt i den kerneformulering, man gerne skulle have lavet i fase 3. Når man læser teksten igennem, skal man hele tiden vurdere, om de enkelte afsnit, informationer og argumenter hænger sammen med og bidrager til udviklingen af kerneformuleringens centrale ide.
Man skal selvfølgelig også vurdere, om man har skiftet synsvinkel og fokus undervejs i skriveprocessen, så man i stedet for at ændre på teksten bør ændre sin kerneformulering.
Når man har sikret sig, at alle informationer hænger sammen med kerneformuleringen, og at teksten som helhed har et klart fokus, kan man skifte synsvinkel og se på den overordnede struktur i præsentationen. Her skal vi forsøge at vurdere, om strukturen er logisk og sammenhængende, eller om de enkelte afsnit bør flyttes i forhold til hinanden. Det vigtige er her at vurdere, om de enkelte afsnit kommer på det bedste tidspunkt i forhold til læseren. Et andet aspekt, man skal forholde sig til, er, hvorvidt de informationer, man giver som led i sin præsentation, er dækkende for emnet, om de siger modtageren det, de skal etc.
En af de måder, hvorpå man kan forbedre præsentationen, er ved at stille sig selv følgende spørgsmål:
Har læseren de nødvendige forudsætninger for at forstå informationen i et givet afsnit korrekt, dvs. sådan som jeg gerne vil have, det skal forstås?
Er der brug for mere information for at underbygge min kerneformulering?
Hviler min argumentation på antagelser, som jeg ikke har beskrevet eksplicit?
Hvis ja, er jeg nødt til at eksplicitere disse antagelser, eller kan jeg gå ud fra, at min læser baserer sin forståelse på de samme antagelser?
Er der steder, hvor læseren vil stille spørgsmål, som jeg ikke har besvaret eller taget højde for?
Sidste gennemlæsning bør fokusere på det rent sproglige. Det drejer sig om at fange alt, hvad der kan fjerne læserens opmærksomhed fra det indholdsmæssige. Man skal sikre sig, at sproget generelt virker flydende og sammenhængende, og at det er konkret og præcist i sit ordvalg. Men man skal også sikre sig, at alle ord er korrekt stavet, og at tegnsætningen er i orden, ligesom man skal checke, at eventuelle citater er korrekte, at noter, henvisninger og en eventuel litteraturliste ligeledes er korrekte og fyldestgørende.
Hvis man arbejder sin tekst igennem med udgangspunkt i de tre ovennævnte synsvinkler, har man et godt grundlag at fange en lang række typiske fejl og uhensigtsmæssigheder.
Selvom man får fundet et problem, er det dog ikke altid helt ligetil at sætte ord på problemet. Hvis man læser tilstrækkelig opmærksomt, kan man i de fleste tilfælde selv mærke, når der er noget, der ikke virker helt godt. Tit har man har dog svært ved at forklare for sig selv eller andre, hvori problemet egentlig består. Og hvis man ikke kan sætte ord på problemet, kan det også være svært at finde ud af, hvad man skal ændre for at forbedre teksten.
At tale om sprog og tekster forudsætter, at man har de rigtige ord og begreber, og at man kan forholde sig bevidst til tekstens forskellige niveauer. Tekster er komplekse størrelser, hvis problemer kan ligge mange steder: Der kan være problemer med den overordnede struktur, med logikken i argumentationen, der kan være irrelevante informationer, knudrede sætninger, forkert ordvalg, vildledende tegnsætning etc.
I de følgende kapitler vil jeg forsøge at gøre arbejdet med tekstens kvalitet mere konkret og dybtgående. At arbejde bevidst med tekstens kvalitet forudsætter, at man har nogle kvalitetskriterier. Jeg vil derfor forsøge at definere et sæt overordnede kvalitetskriterier for hhv. tekster, afsnit og sætninger. Fordelen ved at have et sæt kvalitetskriterier er, at de kan hjælpe os med at sætte ord på vores fornemmelser med hensyn til tekster og sproglige fænomener. I og med at vi kan sætte ord på fornemmelserne, kan vi også begynde at arbejde mere bevidst med sprog og tekster. Hvis arbejdet med sprog og tekster skal blive et håndværk, som enhver kan forholde sig til, er det ikke godt nok at have på fornemmelsen, at der er noget galt. Man skal kunne forklare, hvad der er galt – og hvorfor det er galt.